Saklama Hesabı Kapanmadan Önce e-Defter Arşivinde Neler Kontrol Edilmeli?
Saklama hizmetini veya bir kullanıcı hesabını sonlandırmadan önce dosyalara kimin, hangi hesapla ve hangi koşullarda erişeceğini netleştirin. Kullanıcı hesabının kapanması, paket süresinin bitmesi ve firma arşivinin durumu farklı konulardır. Birindeki değişikliğin diğerini otomatik olarak çözdüğünü varsaymayın.
Kapanışın kapsamını tanımlayın
Yalnız bir personelin hesabı mı kapanacak, firma hizmeti mi değişecek, yoksa paket süresi mi bitecek? İşlemi kimin onaylayacağını ve arşiv sorumluluğunu kimin devralacağını yazın. Bu rehber hiçbir hesabı kapatmaz ve sözleşme feshi talebi oluşturmaz; kapanış öncesi hazırlık içindir.
Hizmet ekibine sorulacaklar
- Mevcut dosyalara erişim, görüntüleme ve indirme hangi koşullarda sürer?
- Dosyaların dışa alınması için hangi yol kullanılabilir?
- Hesabın kapanması firma arşivine diğer yetkili kullanıcıların erişimini etkiler mi?
- Süre sonu, yenileme ve varsa ek hizmet ücretleri nasıl uygulanır?
- Destek talebinin sonucu ve açık kalan işlemler nasıl kayıt altına alınır?
Yanıtları hesabınıza uygulanacak güncel koşullardan alın. Bu sayfa otomatik silme, süresiz erişim, ücretsiz dışa aktarma veya belirli bir saklama süresi garantisi vermez.
Envanter ve örnek erişim kontrolü
Firma, hesap yılı ve dönemleri listeleyin. Eksik ve kontrol bekleyen setleri ayrı işaretleyin. Yetkili alıcı veya devralan kişinin mevcut arşive erişebildiğini ve ihtiyaç duyulan dosyaları uygun yöntemle alabileceğini kontrol edin. Bir dosyanın açılması bütün yılların eksiksiz olduğu anlamına gelmez; kapsamı çizelge üzerinden ayrıca inceleyin.
Devri tamamlamadan kaynağı eksiltmeyin
Elektronik asıl setlerini koruyun. Kopyaları yalnız dosya adına bakarak silmeyin; farklı firmaları tek pakete karıştırmayın. Dosya taşıma ve hesap erişimi için ayrı sorumlular belirleyin. Muhafaza ve ibraz yükümlülükleri, bir ticari hizmetin sona ermesinden bağımsız olarak yetkili kişiyle değerlendirilmelidir.
Saklama teklifinde erişim, kapasite ve çıkış koşullarını karşılaştırma
Kısa yanıt: Yalnız kapasite rakamını karşılaştırmayın. Dosyayı kimlerin görebildiği, kullanım koşulları değişince ne olacağı ve gerektiğinde dosyalara nasıl erişileceği de yazılı olarak netleşmelidir.
Tekliften karar kaydına beş alan
- Hesap kapsamı: Alan hangi hesaba tanımlanıyor; mükellef veya kullanıcı sayısı için ayrıca koşul var mı?
- Kapasite hesabı: Kullanılan alan nasıl gösteriliyor; yüklemeyi planladığınız set nasıl hesaba katılacak?
- Erişim: Hangi kullanıcı hangi işlemi yapabiliyor; talep edilen ayrım uygulamada gerçekten destekleniyor mu?
- Devam koşulları: Ücretli kullanım, yenileme ve koşul değişikliği nereden kontrol ediliyor?
- Dosya çıkışı: Hizmeti değiştirmek istediğinizde dosyaları hangi yöntemle alabileceğiniz ve işlem koşulları neler?
“Bilinmiyor” yanıtını görünür bırakın
Karşılaştırma kaydında her sorunun yanına yanıt, kaynak ekran veya belge, kontrol tarihi ve açıklama yazın. Cevap bulunmuyorsa sınırsız, süresiz veya ücretsiz olduğunu varsaymak yerine hizmet ekibinden netleştirme isteyin. Bu rehber herhangi bir sağlayıcı için doğrulanmamış indirme, aktarım veya saklama süresi vaat etmez.
Gerçek müşteri verisi içermeyen bir örnekte iki teklif aynı kapasiteyi sunabilir; fakat birinde erişim koşulu açık, diğerinde dosya çıkışı belirsiz olabilir. Tek bir puan vermek yerine eksik yanıtı kararın yanında tutun. Eski teklif ekranının bugün de geçerli olduğunu varsaymayın.
100 MB teklifini doğru okuyun
Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz e-defter saklama alanı sunulur. 100 MB üzeri kapasite ücretlidir. Ücretsiz süre veya her mükellefe ayrı kota gibi ek koşullar uydurmayın; hesabınıza uygulanacak kapsamı portalda kontrol edin. Saklama, defter üretimi veya GİB gönderimiyle aynı işlem değildir.
100 MB ücretsiz saklama alanınızı inceleyin Kampanya koşulları
Saklama hesabını kapatmadan önce devir kabul listesi oluşturun
Kısa yanıt: Arşiv devrinin bittiğine yalnız dosyaları kopyalayan kişinin beyanıyla karar vermeyin. Kaynak kapsamı, teslim edilen set, yeni sorumlu erişimi ve açık farklar için ayrı kabul kaydı tutun. Üyelik, kullanıcı hesabı ve firma arşivi kapanışının aynı işlem olduğunu varsaymayın.
Kabul için dört kontrol kapısı
- Envanter: Hangi firma, yıl ve dönemlerin devredileceği yazılı mı? Kapsam dışı bırakılanlar gerekçesiyle görünür mü?
- Teslim: Dosya setleri ile teslim listesi eşleşti mi? Eksik veya okunamayan dosyalar ayrı kayda alındı mı?
- Erişim: Yeni sorumlu kendi yetkili hesabıyla gerekli içeriğe ulaşabiliyor mu? Eski personelin parolasına bağımlılık kaldı mı?
- Kontrol: Seçilen örnek dönem için geri alma denemesi yapıldı mı; sonucun kapsamı ve kontrol eden kişi belli mi?
“Kabul edildi” yerine gerektiğinde “fark açık” yazın
Temsili kayıt: “Firma AM / envanter kapsamı hazır / dosya teslimi yapıldı / yeni sorumlu erişimi doğrulandı / bir dönemin dosya eşleşmesi açık / hesap kapanışı değerlendirmesi bekliyor.” Bir maddenin açık olması saklanmaz; sorumlusu ve sonraki adımı yazılır.
Hizmet sağlayıcıdan kapanış sonrası erişim, dışa aktarma ve saklama koşullarını güncel sözleşme veya yazılı yanıtla öğrenin. Yanıtı alınmamış süreleri tahmin etmeyin. Eski hesabın hemen kapatılmasını veya kaynak dosyaların silinmesini bu rehberden hareketle başlatmayın.
GİB düzenlemesine göre üçüncü kişilerde muhafaza, mükellefin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Resmî tebliği inceleyin. Bu kabul listesi büro içi devir kontrolüdür; tek başına bütün yasal yükümlülüklerin yerine getirildiği anlamına gelmez.
Multi Portal kullanıcıları için 100 MB ücretsiz e-defter saklama; üst kapasite ücretlidir. Ücretsiz alan süresiz erişim veya kapanış sonrası saklama garantisi olarak sunulmaz. Canlı Demo düğmesi giriş ekranındaki “Demoyu Dene” seçeneğine ulaşmanızı sağlar.
Dosyalar kopyalandıysa eski saklama hesabını hemen kapatabilir miyim?
Önce envanter eşleşmesi, yeni sorumlu erişimi, örnek geri alma ve açık farkları kontrol edin. Kapanış koşullarını güncel hizmet sözleşmesi veya yazılı yanıtla netleştirin.
100 MB ücretsiz saklama alanını inceleyin · Kampanya koşulları
Yeni yükleme durunca mevcut arşive erişim de durur mu?
Kısa yanıt: Yeni dosya yükleyememe ile mevcut dosyaları görme veya indirme koşulları aynı olabilir diye varsaymayın. Paket, kullanıcı hesabı ve sözleşmenin kapanışı için bu soruları ayrı sorun.
Uygulama adımları
- Yeni yükleme, mevcut görüntüleme ve dışa aktarma koşullarını ayrı yazılı sorulara dönüştürün.
- Her yanıtın hangi hesap, paket ve tarih için verildiğini kaydedin.
- Yanıt alınamayan erişim alanlarını kapanış kararında açık bırakın.
- Arşiv devrini ve gerekli kontrollü kopyaları hesap kapanışından önce planlayın.
Bu bölüm Multi Portal için kapanış sonrası ücretsiz veya süresiz erişim sözü vermez. Gerçek hizmet koşulları esas alınır. Ücretli üst kapasite almak da tek başına geçmiş dönemlerin başka bir hizmetten taşındığı anlamına gelmez.
Örnek kontrol kaydı
Karar kartı: “Yükleme koşulu biliniyor / mevcut dosya indirme koşulu yanıt bekliyor / dışa teslim kontrolü yapılmadı.” Eksik yanıtı olumlu varsayarak hesap kapatma işlemi başlatmayın.
Yeni yükleme yapamıyorsam eski dosyalarım da silinmiş midir?
Bu sonuç çıkarılmaz. Görüntüleme, indirme, yükleme ve saklama koşulları ayrı değerlendirilmelidir; hizmetin güncel yanıtı alınmalıdır.
Bir sonraki kontrol
Sık sorulanlar
Kapasitesi aynı olan iki saklama teklifi eşdeğer midir?
Erişim, hesap kapsamı, devam ve dosya çıkışı koşulları da karşılaştırılmalıdır. Belirsiz koşullar doğrulanmış gibi değerlendirilmemelidir.
Ücretli paket süresi bittiğinde dosya erişimi nasıl değerlendirilir?
Bu rehber böyle bir davranış iddia etmez. Hesabınızın güncel süre sonu ve erişim koşullarını hizmet ekibinden öğrenin.
Personel hesabı kapanınca firma dosyaları da kapanır mı?
Varsaymayın. Kullanıcı ve firma arşivi kapsamını uygulamanın gerçek hesap yapısına göre yetkili yönetici kontrol etsin.
Arşivi başka alana taşımak resmi işlemleri tamamlar mı?
Hayır. Dosya devri ile resmi gönderim ve muhafaza koşullarının değerlendirilmesi ayrı işlerdir.
Hazırlık için arşiv envanteri ve erişim planı rehberlerini kullanın.
İlgili rehberler
- e-Defter Yüklerken “Dosya Biçimi Uygun Değil” Uyarısı
- Arşivden e-Defter Teslim Ederken Firma ve Dönem Kontrolü
Saklama kapsamını ve kampanya koşullarını inceleyin.
Araştırma:25 Ekim 2026. Ürün kapsamı: Multi Portal hizmet sayfası. Muhafaza çerçevesi: GİB Elektronik Defter Genel Tebliği. Güncel resmi koşulları işlem gününde kontrol edin. Bu içerik operasyonel hazırlık rehberidir.
Hesap kapanışında sonradan gelen düzeltme dosyası için irtibat planı
Kısa yanıt: Arşiv dışarı alındıktan sonra kaynak taraf yeni bir açıklama veya dosya gönderebilir. Kapanış planı, son teslimden sonra fark çıkarsa kime ve hangi referansla dönüleceğini de göstermelidir.
Kontrol sırası
- Son dışa alınan setin tarihini, kapsamını ve kaynak referansını kaydedin.
- Kapanış sonrası iletişim için kurumun yetkili iş irtibatını belirleyin; kişisel parolayı devretmeyin.
- Yeni dosya gelirse eski seti doğrudan değiştirmek yerine karşılaştırma ve kabul adımını tanımlayın.
- Hesap erişiminin hangi tarihe kadar ve hangi koşulda süreceğini hizmet sağlayıcısından doğrulayın.
Bu öneri kapanıştan sonra ücretsiz erişim, geri getirme veya dosya kurtarma hakkı bulunduğunu söylemez. Bu koşullar hizmetin gerçek sözleşmesinden öğrenilir. Büro kayıtlarının amacı bir dosya talebinin kaynak tarafla ilişkisinin kaybolmamasıdır.
Örnek iş kaydı
Örnek: “Son set teslim referansı K12; yeni kopya gelirse karşılaştırma sorumlusu belli; hesap sonrası erişim koşulu sağlayıcı yanıtında.” Bu bilgi kapanış kontrolünü sonraki çalışana devretmeyi kolaylaştırır.
Hesabı kapatınca sağlayıcıdan dosyayı her zaman tekrar alabilir miyim?
Böyle bir garanti verilmez. Erişim ve geri alma koşulları kapanıştan önce güncel hizmet şartından doğrulanmalıdır.