Arşivden e-Defter Teslim Ederken Firma ve Dönem Kontrolü
Arşivden dosya tesliminde önce kimin, hangi firmanın hangi dönem dosyasını istediğini netleştirin. Yanlış alıcıya doğru dosya veya doğru alıcıya yanlış dönem göndermek aynı teslim kaydıyla kapatılmamalıdır. İndirme kontrolü bittikten sonra alıcı ve teslim kapsamı için ayrı bir kontrol yapın.
Talebi tek satırda tarif edin
Firma kodu, hesap yılı/dönem, istenen defter türü, ilgili beratlar ve teslim amacıyla başlayın. “Bütün dosyaları gönderin” gibi belirsiz talepleri kapsamı netleşmeden uygulamayın. Resmi bir talep söz konusuysa kapsamı ve kanalı yetkili müşavir veya kurum sorumlusu değerlendirsin; bu rehber resmi ibraz usulünü belirlemez.
Dört eşleştirme yapın
- Talep–firma: İstenen mükellef ile açık arşiv hesabı aynı mı?
- Dönem–dosya: İndirilen set istenen yıl ve dönemi kapsıyor mu?
- Tür–set: Yevmiye, büyük defter ve ilgili berat ihtiyacı doğru anlaşıldı mı?
- Alıcı–yetki: Dosyayı alacak kişi ve aktarım kanalı yetkili sorumlu tarafından doğrulandı mı?
Teslim paketini ayrı hazırlayın
Farklı firmaların dosyalarını aynı gönderim klasörüne karıştırmayın. Özgün dosya adlarını ve set ilişkisini koruyun. Hazırlık klasöründe daha önceki teslimden kalmış başka belge bulunmadığını kontrol edin. PDF görünümünü elektronik asıl yerine göndermeyin; alıcının tam olarak ne istediği ayrı belirlenmelidir.
Teslim kaydı örneği
Firma/dönem: …
Talep edilen set: …
Hazırlayan ve kontrol eden: …
Yetkili alıcı / kanal: …
Gönderim tarihi: …
Alındı bilgisi: …
Açık kalan eksik veya soru: …
Gönderildi, alındı ve kontrol edildi durumlarını ayırın. Dosyanın iletilmesi, alıcının muhasebe veya resmi işlem yönünden kontrolü tamamladığı anlamına gelmez. Arşivdeki aslı teslim kopyası hazırlandı diye silmeyin.
Dosya tesliminde gönderildi, alındı ve kontrol edildi durumlarını ayırın
Kısa yanıt: “Dosyaları gönderdim” mesajı alıcının doğru seti kontrol ettiğini göstermez. Gönderim, teslim alındı bilgisi ve kapsam kontrolünü ayrı kaydedin; hangi paketin esas alınacağını açıkça belirtin.
Kopyalanabilir teslim kayıt başlıkları
Paket kodu;Firma-dönem;Dosya listesi;Teslim sürümü;Gönderim tarihi;Yetkili alıcı;Alındı teyidi;Kapsam kontrolü;Açık fark
Bu bir büro çalışma şablonudur; hukuki tutanak veya resmi ibraz formu olarak sunulmaz. Gönderilecek dosyaların yetkili alıcısını doğrulayın ve kurumun uygun gördüğü teslim kanalını kullanın.
İkinci paket gerekiyorsa
- Yeni paketin tamamının mı, yalnız ek dosyaların mı gönderildiğini yazın.
- Önceki paketle ilişkisini belirtin: yerine geçiyor, ek teslim veya kontrol için örnek.
- Alıcının hangi sürümü esas alacağını netleştirin; önceki dosyaların otomatik silindiğini varsaymayın.
- Alıcı açık fark bildirdiyse firma/dönem ve dosya listesi üzerinden karşılaştırın.
Gerçek veri içermeyen bir örnek: “Paket M-02, ilgili dönemin ek teslimidir; M-01'de eksik görünen grup eklendi, alıcı kapsam kontrolü bekliyor.” Bu kayıt bütün arşivin eksiksiz olduğuna dair beyan değildir. Ekran görüntüsü yerine beklenen elektronik dosya seti esas alınır.
Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz e-defter saklama alanı sunulur; 100 MB üzeri kapasite ücretlidir. Saklama hizmeti dosyayı kimlerin teslim almaya yetkili olduğunu kullanıcı adına kendiliğinden belirlemez.
100 MB ücretsiz saklama alanınızı inceleyin Kampanya koşulları
Resmî belge talebi geldiğinde arşiv paketini hazırlama kontrolü
Kısa yanıt: Gelen talebi bütün arşivi göndermek olarak yorumlamayın. Talebin dayanağı, kapsamı ve yanıt koşulları yetkili kişi tarafından incelenirken dosya hazırlığı firma ve dönem bazında yürütülmelidir. Bu rehber resmî cevap veya süre değerlendirmesi değildir.
Talep ile hazırlık listesini eşleştirin
Talep referansı;İlgili firma;İstenen dönem;İstenen dosya grubu;Kaynak konumu;Hazırlayan;Kontrol eden;Açık soru
Bu büro şablonu resmî form değildir. Kapsamda olmayan mükellefleri veya dönemleri pakete karıştırmayın. Belirsiz talep maddelerini varsayımla doldurmak yerine yanıtı hazırlayan yetkiliye iletin.
Gönderimden önce üç kontrol
- Hazırlanan elektronik setin talep edilen firma ve dönemle eşleşmesi.
- İlgili dosyaların kaynağının ve özgün halinin korunması; gerekiyorsa uygun görüntüleme/doğrulama yönteminin değerlendirilmesi.
- Yetkili alıcı ve istenen teslim yönteminin yanıt sorumlusu tarafından teyit edilmesi.
Gerçek veri içermeyen örnek: “Örnek Firma Y / ilgili yıl / iki dönem için set hazır / bir talep maddesi açıklama bekliyor.” Açık madde varken bütün talep tamamlandı yazmayın. Dosyalar bulunamıyorsa bu durumu açıkça kaydedin; başka dönemin dosyasını ekleyerek boşluğu kapatmayın.
GİB düzenlemesindeki muhafaza ve ibraz çerçevesi dikkate alınmalıdır. Burada belirli bir inceleme için son gün, hukuki sonuç veya yeterli belge listesi verilmez. Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz saklama alanı sunulur; üst kapasite ücretlidir. Hizmet kullanımı resmî yanıtın kabulünü garanti etmez.
100 MB ücretsiz saklama alanınızı inceleyin Kampanya koşulları
E-defter tesliminde alıcı eksik dosya bildirirse fark listesi hazırlayın
Kısa yanıt: Alıcı “dosyalar eksik” dediğinde bütün arşivi yeniden göndermek yerine beklenen listeyle fiilen alınan listeyi karşılaştırın. Eksik, açılamayan ve farklı döneme ait dosyaları ayrı fark türleri olarak kaydedin.
Fark listesi örneği
| Fark türü | Kontrol | Kapanış için gereken |
|---|---|---|
| Beklenen dosya yok | Gönderim listesinde ve alınan pakette var mı? | Doğru dosyanın teslimi ve alıcının kontrolü |
| Dosya var, açılamıyor | İndirme sonucu ve kullanılan kontrol aracı | Erişim sorununun açıklığa kavuşması |
| Dönem eşleşmiyor | Talep kapsamı ile dosya seti aynı mı? | Doğru dönem setinin eşleşmesi |
| Aynı adlı iki kopya var | Kaynak ve içerik karşılaştırması | Hangi kopyanın esas alındığının kaydı |
İkinci paketin ilkini nasıl tamamladığını yazın
- İlk teslimin tarihine ve kayıt numarasına referans verin.
- Yalnız bildirilen farkları ve düzeltme kapsamını listeleyin.
- Yeni paketin tamamlayıcı mı, önceki paketin yerine geçen set mi olduğunu açıkça belirtin.
- Alıcının kontrolünü bekleyen maddeleri açık bırakın.
Örnek: “Teslim-02, Teslim-01 kaydındaki belirtilen dönem beratına ilişkin fark için hazırlanmıştır; diğer dönemler yeniden kontrol edildi anlamına gelmez.” Bu temsili bir büro açıklamasıdır. İçerik doğru firma ve döneme ait değilse dosya adını değiştirerek eşleştirmeyin.
GİB Elektronik Defter Genel Tebliği muhafaza ve ibraz çerçevesinin resmî kaynağıdır. Bu teslim listesi resmî ibrazın tamamlandığına dair onay değildir; talebin yetkili kapsamı ayrıca değerlendirilir.
Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz saklama alanı; üst kapasite ücretlidir. Sayfadaki Canlı Demo düğmesi portalı tanımak içindir; teslim farklarının otomatik çözüldüğü vaat edilmez.
Alıcı bir dosyayı eksik bildirdiyse bütün yılları yeniden göndermeli miyim?
Önce beklenen ve alınan listelerin farkını belirleyin. Düzeltmenin kapsamını ve ilk teslimle ilişkisini açıkça kaydedin; gereksiz geniş kapsamlı gönderim yapmayın.
100 MB ücretsiz saklama alanını inceleyin · Kampanya koşulları
Teslim alıcısı değiştiğinde eski paketi yeniden yönlendirmeyin
Kısa yanıt: Dosyayı isteyen kişinin veya teslim adresinin değişmesi yeni bir kapsam ve yetki kontrolü gerektirir. İlk talebin doğru olması, sonraki yönlendirme adresinin de doğru olduğunu göstermez.
Uygulama adımları
- Yeni alıcının görevini ve talebini bilinen yetkili kanal üzerinden doğrulayın.
- Firma, dönem ve dosya kapsamını yeniden eşleştirin.
- Önceki bağlantının erişim durumunu hizmetin gerçek seçenekleriyle değerlendirin; kendiliğinden kapanacağını varsaymayın.
- Yeni teslimi önceki kayıtla ilişkilendirerek alıcı ve kontrol sonucunu ayrıca yazın.
Bu rehber herhangi bir uygulamada bağlantı süresi veya iptal özelliği bulunduğunu iddia etmez. Kullanılan hizmetin güncel erişim seçenekleri yetkili kişi tarafından kontrol edilmelidir. Tüm mükellef arşivini tek pakette yeni kişiye iletmek yerine doğrulanmış talep kapsamıyla çalışın.
Örnek kontrol kaydı
Örnek not: “İlk teslim kaydı mevcut / alıcı değişikliği bildirildi / yeni yetki teyidi bekleniyor / yeniden gönderim yapılmadı.” Kaydı açık tutmak tamamlanmamış adımı görünür kılar.
Eski indirme bağlantısını yeni alıcıya iletmem yeterli mi?
Önce yeni alıcının yetkisini, talep kapsamını ve bağlantının güncel erişim koşullarını doğrulayın. Eski teslim kaydı yeni alıcı için onay değildir.
Bir sonraki kontrol
Sık sorulanlar
Resmî talep geldiğinde bütün mükellef dosyalarını birlikte mi göndermeliyim?
Talebin kapsamı ve yetkili alıcı doğrulanmalıdır. İlgisiz firma veya dönemleri pakete karıştırmadan yetkili süreç izlenmelidir.
Alındı mesajı dosya setinin eksiksiz olduğunu gösterir mi?
Hayır. Teslim alındı bilgisi ile kapsam kontrolü ayrı aşamalardır; açık farklar ayrıca kaydedilmelidir.
İndirme bağlantısını herkese açık gönderebilir miyim?
Yetkili alıcı ve uygun paylaşım yolu belirlenmeden müşteri dosyasını herkese açık bağlantıya koymayın.
Alıcı dosyayı indirdiyse bütün işlem tamam mı?
Bu yalnız erişim veya teslim aşamasını gösterebilir. İnceleme ve resmi işlem sonuçları ayrı takip edilmelidir.
Dosya bulunamıyorsa başka dönem gönderilebilir mi?
Hayır. Eksik kapsamı açıkça belirtin ve ilgili seti kaynağından isteyin.
Dosyayı hazırlamadan önce indirilen kopya kontrolünü tamamlayın.
İlgili rehberler
- e-Defter Yüklerken “Dosya Biçimi Uygun Değil” Uyarısı
- Saklama Hesabı Kapanmadan Önce e-Defter Arşivinde Neler Kontrol Edilmeli?
Saklama kapsamını ve kampanya koşullarını inceleyin.
Araştırma:25 Ekim 2026. Ürün kapsamı: Multi Portal hizmet sayfası. Muhafaza çerçevesi: GİB Elektronik Defter Genel Tebliği. Güncel resmi koşulları işlem gününde kontrol edin. Bu içerik operasyonel hazırlık rehberidir.
Alıcı teslim teyidini dosya kontrolünden ayrı takip edin
Kısa yanıt: Dosyaların gönderilmesi, doğru alıcının doğru seti aldığının teyidiyle aynı değildir. Teslim işinde gönderim kanalı ve alıcı geri bildirimi ayrı kayıt alanları olmalıdır.
Kontrol sırası
- Yetkili alıcı ve kapsamı işlem öncesinde doğrulayın; eski yazışmadaki adresi otomatik güncel kabul etmeyin.
- Gönderilen dosya listesini teslim referansıyla bağlayın. Gizli bilgileri herkese açık bağlantıya taşımayın.
- Alıcının geri bildiriminde yalnız bağlantının açılması mı yoksa set listesinin alınması mı teyit edildiğini yazın.
- Eksik veya farklı dosya bildirimi gelirse aynı teslim kaydına fark ekleyin; önceki paketin üzerine sessizce yeni paket koymayın.
Büro içi bir teslim teyidi teknik imza doğrulaması veya resmî ibraz sonucu yerine geçmez. Amacı, hangi alıcıya hangi setin ulaştırıldığını izleyebilmektir. Resmî talep varsa o talebin kapsamı ve güvenli teslim yöntemi ayrıca değerlendirilir.
Örnek iş kaydı
Örnek: “Gönderim tamam; alıcı listeyi aldığını teyit etti; bir dosyanın incelemesi açık.” Bu kayıt, mesajın gönderilmiş olmasından daha açık bir teslim kapsamı verir.
E-posta gönderildi bildirimi setin kontrol edildiğini kanıtlar mı?
Hayır. Gönderim, alıcının teslim teyidi ve dosya kontrol sonuçları ayrı başlıklardır.
Saklanan e-Defter kopyası ibraz için hazırlanırken dosya adı değiştirilmeli mi?
Hedef kitle: Vergi incelemesi veya resmî talep için e-Defter arşivinden dosya hazırlayan işletmeler ve müşavirler
Soru: İbraz için hazırladığım e-Defter dosyalarının adını açıklayıcı olsun diye değiştirebilir miyim?
Genel kural olarak dosya adlarını rastgele değiştirmek yerine açıklamayı ayrı bir teslim notunda tutmak daha güvenlidir. e-Defter saklama tarafında amaç, oluşmuş defter ve berat dosyalarının ilişkisini koruyarak talep edildiğinde eksiksiz ve okunabilir sunabilmektir. GİB düzenlemeleri defter dosyaları ve beratların elektronik, manyetik veya optik araçlarla eksiksiz ve okunabilir ibraz edilmesini esas alır. Bu nedenle dosyanın orijinal adı, dönem ve tür ilişkisi için önemli bir kontrol unsurudur.
İbraz hazırlığı adımları:
- Talep yazısındaki VKN/TCKN, yıl ve ay aralığını ayrı satıra alın.
- Sadece talep edilen dönemleri kopyalayın.
- Orijinal dosya adlarını değiştirmeden teslim klasörüne alın.
- Açıklama gerekiyorsa `teslim-notu.txt` veya envanter tablosu kullanın.
- Her dönem için yevmiye, büyük defter ve berat dosyalarını işaretleyin.
- Teslimden önce dosya açma ve okunabilirlik kontrolü yapın.
Örnek: `2026-03` dönemi istenmişse dosyayı `Mart defteri kesin budur.xml` şeklinde yeniden adlandırmak yerine açıklamayı not dosyasına yazın. İlgili iç bağlantılar: [arşivden e-Defter tesliminde firma ve dönem kontrolü](/arsivden-edefter-teslim-firma-donem-kontrolu.html) ve [yevmiye, büyük defter ve berat dosyaları](/yevmiye-buyuk-defter-berat-dosyalarini-ayirma.html).
Kaynak ve kontrol: Türkiye, 29.10.2026 tarihinde Elektronik Defter Genel Tebliği kontrol edilmiştir.