Yeni Mükellefin Eski e-Defter Arşivi Nasıl Teslim Alınır?
Yeni mükellef geldiğinde geçmiş yıl arşivini tek bir ZIP dosyası olarak almak devir kontrolünü tamamlamaz. Önce hangi firma ve dönemlerin teslim edileceğini netleştirin; gelen dosya listesini bu kapsamla karşılaştırın. Dosyanın teslim alınması ile kontrol edilip doğru arşive yerleştirilmesini ayrı kaydedin.
Devir başlamadan kapsamı yazın
Mükellefin hesap dönemi, e-defter uygulamasına dahil olduğu dönemler ve dosyaların hangi kaynakta bulunduğu yetkili kişiyle belirlenmelidir. Her firmada aynı aylara veya aynı dosya sayısına ihtiyaç olduğunu varsaymayın. Önceki büro, işletmenin muhasebe birimi ve yazılım sağlayıcısından hangisinin hangi seti teslim edeceği belli olsun.
İstenecek teslim listesini hazırlayın
- Firma ve hesap yılı/dönem bilgisi.
- Beklenen elektronik defter ve ilgili berat setleri.
- Dosyaları üreten uygulama ve teslim eden yetkili.
- Eksik, kontrol bekleyen veya kaynağı belirsiz dönemler.
- Güvenli aktarım yolu ve teslim tarihi.
Bu listeye PIN, parola veya e-Devlet bilgisi yazmayın. Başka firmalara ait belgelerin aynı pakete eklenmemesini isteyin. Dosya sayısı kadar firma ve dönem ayrımına da dikkat edin.
Gelen paketi üç aşamada kontrol edin
- Kapsam: Gelen dönemleri beklenen listeyle karşılaştırın. Boş kalan satırları açıklamasız kapatmayın.
- Dosya türü: PDF görünümünü elektronik asıl yerine saymayın. ZIP içindeki dosya listesini kontrol edin; yalnız paket adına güvenmeyin.
- Eşleşme: Defter ile ilgili berat setinin ilişkisini kullanılan yazılımın uygun doğrulama yöntemiyle kontrol ettirin.
Dosyalar geldiğinde orijinal seti koruyun. Eksik görünen bir dönemi önceki ayın dosyasını yeniden adlandırarak tamamlamayın. Yeniden üretim veya resmi işlem gerekip gerekmediği ilgili müşavir ve yazılım desteğiyle ayrıca değerlendirilmelidir.
Açık eksikleri devrin içinde görünür tutun
Teslim edildi, alındı ve kontrol edildi durumlarını ayırın. Her eksik için kimden beklendiğini, son iletişimi ve sonraki adımı kaydedin. Eksik dönem takip şablonu bu aşamada kullanılabilir. Arşiv devri, geçmiş dönemdeki resmi işlemlerin tamamlandığına ilişkin otomatik güvence değildir.
Saklamaya geçiş
Set netleştiğinde doğru hesap/firma seçimini ve toplam boyutu kontrol edin. Dosyaları e-Defter → Saklama alanına aldıktan sonra arşivde erişim kontrolünü yapın. Devir listesi elektronik asılların veya muhafaza yükümlülüğünün yerine geçmez.
Teslim alınan arşivi yıllar arasında karşılaştırma
Kısa yanıt: İki yılın toplam dosya sayısını karşılaştırmak tek başına eksiksizliği göstermez. Önce her yıl için beklenen kapsamı belirleyin; ardından firma, dönem, dosya türü ve kontrol sonucunu aynı tabloda eşleştirin.
Karşılaştırma tablosunda ne olmalı?
- Yıl ve beklenen dönem: İşletmenin ilgili dönemdeki uygulama kapsamı yetkili kişiyle doğrulanmalı; her işletmeye aynı takvim varsayılmamalıdır.
- Teslim edilen set: Dosyanın özgün adı, türü ve geldiği klasör kaydedilmelidir.
- Kontrol sonucu: Mevcut, eksik, uyuşmazlık var veya kontrol bekliyor gibi açık durumlar kullanılmalıdır.
- Açıklama ve sorumlu: Yıllar arasındaki farkın gerekçesini kimin netleştireceği belirtilmelidir.
Üç farkı birbirinden ayırın
Adlandırma farkı: Aynı dönem farklı klasör düzeninde bulunabilir. Özgün dosyaları değiştirmeden envanterde ortak bir dönem alanı kullanın. Hacim farkı: Bir yılın daha büyük olması tek başına hata veya eksik kanıtı değildir. Kapsam farkı: Bir dönemin listede bulunmaması teslim eksikliği de olabilir, farklı kapsam da; teyit edilmeden dosya üretmeyin veya boşluğu kapandı göstermeyin.
Örnek açık iş
Örnek Firma B'nin önceki yılındaki bir dönem teslim listesinde görünmüyorsa “eksikliği teyit edilecek” kaydı açın. Dosyanın kaynağını, aranacak konumu ve sorumluyu yazın. Sonraki yılda benzer isimli bir dosya bulunması önceki yılın açığını kapatmaz. Kontrol sırasında orijinal dosyaları silmeyin veya yeniden adlandırmayın.
Karşılaştırma bittikten sonra doğrulanan grupları saklama planına alın. Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz alan sunulur; 100 MB üzeri kapasite ücretlidir. Çok yıllı arşivin tamamının bu alana sığacağı varsayılmamalıdır.
100 MB ücretsiz saklama alanınızı inceleyin Kampanya koşulları
Yalnız PDF geldiyse elektronik asıl setini nasıl istemelisiniz?
Kısa yanıt: PDF görünümünü teslim alınmış elektronik asıl seti olarak kaydetmeyin. Hangi firma ve dönemin hangi dosyalarının istendiğini kaynağa açıkça yazın; dosya türünü uzantı değiştirerek dönüştürmeye çalışmayın.
Uyarlanabilir talep metni
İlgili firma ve dönem için bize iletilen içerik PDF görünümünden oluşuyor. Kaynak uygulamada oluşturulan e-defter ve bunlarla ilişkili berat elektronik dosya setinin kontrol edilerek yetkili alıcıya iletilmesini rica ediyoruz. Teslim listesinde firma/dönem, özgün dosya adları ve kapsamı belirtmenizi; henüz temin edilemeyen grupları ayrıca bildirmenizi bekliyoruz.
Bu bir büro yazışması örneğidir; kullanıcı adına kimseye gönderilmemiştir. Gerçek firma bilgileri yalnız yetkili alıcı ve uygun kanalda paylaşılmalıdır. PIN veya parola talep metnine eklenmez.
Talep yanıtını dört gruba ayırın
- Elektronik set teslim edildi: Kapsam kontrolü yapılacak.
- Yalnız görüntü teslim edildi: Asıl dosya talebi açık.
- Kaynak uygulama biliniyor: Dosyayı temin edecek kişi belirlenmeli.
- Kaynak belirsiz: Önce dosyanın hangi uygulamadan alınacağı araştırılmalı.
Kaynakta dosya bulunamaması otomatik olarak yeniden üretim yetkisi vermez. Teknik veya resmî süreç gerekiyorsa yetkili kişiler tarafından ayrıca değerlendirilir. GİB düzenlemesi elektronik dosyaların muhafaza ve ibraz çerçevesini açıklar; bu takip listesi onun yerine geçmez.
Doğrulanan setler için Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz saklama alanı sunulur; üst kapasite ücretlidir. PDF'yi arşive eklemek, eksik elektronik asıl setini tamamlamaz.
100 MB ücretsiz saklama alanınızı inceleyin Kampanya koşulları
Yeni mükellef e-defter arşivi için kopyalanabilir envanter şablonu
Kısa yanıt: Gelen paketi tek bir “teslim alındı” satırıyla kapatmak yerine her dosyaya bir envanter satırı açın. Aşağıdaki noktalı virgülle ayrılmış şablonu kurumunuzun onaylı çalışma aracında kullanabilir, dosyaları değiştirmeden teslim kaydı oluşturabilirsiniz.
Kopyalanabilir CSV başlığı
FirmaKodu;HesapDonemi;Donem;DosyaTuru;OzgunDosyaAdi;KaynakKonum;TeslimTarihi;KontrolDurumu;AcikFark;Sorumlu
Excel veya kullandığınız tablo aracında içe aktarırken ayırıcı olarak noktalı virgülü seçin. Gerçek müşteri verilerini bu sayfaya veya canlı demoya girmeyin. Şablon yalnız sütun adlarını içerir; elektronik defter üretmez, dosya içeriğini doğrulamaz ve portala aktarım yapmaz.
Alanları nasıl doldurmalısınız?
- FirmaKodu: Büronun kendi eşleme kodu; herkesle paylaşılan bir listede gereksiz kimlik bilgisi kullanmayın.
- HesapDonemi ve Donem: Takvim yılı varsaymak yerine ilgili setin gerçek dönem bilgisini kaydedin.
- OzgunDosyaAdi: Adı kaynaktaki haliyle yazın; tabloya uydurmak için dosyayı yeniden adlandırmayın.
- KaynakKonum: Yetkili kişinin dosyayı bulabileceği kurum içi referans. Herkese açık indirme bağlantısı veya parola yazmayın.
- KontrolDurumu: Teslim alındı, kontrol bekliyor, fark açık veya kontrol tamamlandı gibi ayrı durumlar kullanın.
Aynı satırda iki dosyayı birleştirmeyin
Birden çok dosyayı tek hücrede sıralamak hangi parçanın eksik olduğunu gizleyebilir. Her dosyayı ayrı izleyin; bir defterin bulunması ilgili beratının da kontrol edildiği anlamına gelmez. Eksik dosya henüz gelmediyse beklenen parçayı ayrı açık iş olarak tutun; var olmayan bir dosya adı uydurmayın.
Bu bir büro içi envanter önerisidir; resmî ibraz kabul belgesi değildir. Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz e-defter saklama sunulur; üst kapasite ücretlidir. Portal ekranlarını sayfadaki Canlı Demo düğmesinden inceleyebilirsiniz.
Envanter şablonunu doldurmak dosyaların resmî doğrulamasını tamamlar mı?
Hayır. Şablon teslim ve kontrol durumunu izler; dosya içeriği, imza, firma/dönem ve resmî işlem sonuçları ayrıca değerlendirilir.
100 MB ücretsiz saklama alanını inceleyin · Kampanya koşulları
Teslim envanterinin sürümlerini eski kaydı ezmeden yönetin
Kısa yanıt: Eksik dosyalar sonradan geldiğinde teslim listesini güncellemek gerekir. Fakat önceki farkları görünmez kılacak şekilde tek dosyanın üzerine yazmak, hangi parçanın ne zaman tamamlandığını izlemeyi zorlaştırır.
Uygulama adımları
- İlk envantere kurum içi bir sürüm veya teslim referansı verin.
- Yeni listede önceki referansı ve değişen satırları belirtin.
- Yeni gelen dosya, değişen kaynak ve kapanan farkı ayrı nedenlerle işaretleyin.
- Önceki listeyi kurumun kayıt politikası içinde erişimi sınırlı referans olarak koruyun.
Bir sürüm kaydı en az kontrol tarihi, kapsam, hazırlayan ve değişiklik nedeni içerebilir. Yeni listeyi alan kişi hangi sürümün çalışma listesi olduğunu görmelidir. Envanterin sürümüyle imzalı defter dosyasının sürümünü aynı anlamda kullanmayın; tablo güncellemek aslı değiştirme gerekçesi değildir.
Örnek kontrol kaydı
Temsili açıklama: “Envanter-02, Envanter-01 içindeki iki açık dosya talebinin teslim sonucunu ekler. Diğer dönemler yeniden doğrulandı anlamına gelmez.”
Envanteri güncelledim diye önceki kontrol listesini silmeli miyim?
Önceki kayıtla değişikliğin ilişkisi kurum politikasına göre korunmalıdır. Hangi sürümün geçerli olduğu ve hangi farkların kapandığı açık olmalıdır.
Bir sonraki kontrol
Sık sorulanlar
PDF teslim alınca elektronik asıl talebini kapatabilir miyim?
Beklenen elektronik dosya seti ayrıca kontrol edilmelidir. PDF görünümü tek başına bu teslimi karşılamış sayılmaz.
Bir yılın dosyaları diğer yıldan küçükse arşiv eksik midir?
Boyut farkı tek başına eksiklik kanıtı değildir. Beklenen dönem ve dosya türlerini, teslim listesini ve farkın gerekçesini birlikte kontrol edin.
Önceki bürodan yalnız PDF geldiyse ne yapmalıyım?
İlgili elektronik asıl dosya setini kaynağından isteyin; PDF'i yeniden adlandırarak eksikliği gidermeyin.
Tek ZIP teslim edilmesi yeterli mi?
ZIP yalnız taşıma biçimidir. İçerik, dönem kapsamı ve firma eşleşmesi kontrol edilmelidir.
Eksikler varken teslim kaydı tutulabilir mi?
Kısmi teslimi kapsamı ve açık eksikleriyle kaydedin. Kontrol edilmemiş setleri tamamlandı göstermeyin.
İlgili rehberler
- Saklanan e-Defteri İndirdikten Sonra Neyi Kontrol Etmelisiniz?
- 100 MB Sonrası e-Defter Saklama: Ücretli Pakete Geçmeden Önce
Saklama kapsamını ve kampanya koşullarını inceleyin.
Kaynak kontrolü:24 Ekim 2026. GİB değişiklik tebliği, elektronik muhafaza ve ibraz bölümü. Güncel resmi koşulları işlem gününde ayrıca kontrol edin. Bu içerik operasyonel hazırlık rehberidir.
Yükleme öncesi dosya seti için beş kontrol kapısı
Ücretsiz alanı kullanmadan önce dosyaları “hazır”, “kaynak bekliyor” ve “inceleme bekliyor” olarak ayırın. Bir paketin elinizde bulunması yüklemeye hazır olduğu anlamına gelmez. Aşağıdaki kontroller tamamlanmadan belirsiz dosyayı toplu arşive katmayın.
- Kaynak belli: Dosyayı üreten program veya teslim eden yetkili biliniyor mu? Mesaj ekiyle gelen setin kime ait olduğu doğrulandı mı?
- Firma ve dönem belli: Hazırlanan set tek firmanın belirtilen dönemini mi kapsıyor? Paket adına göre karar vermeden kaynağıyla karşılaştırın.
- Elektronik asıl belli: Görüntüleme PDF'i ile XML/uygun ZIP ayrıldı mı? Uzantı değiştirilerek hazırlanmış dosya bulunmadığı kontrol edildi mi?
- Set ve boyut belli: Beklenen defter ve ilgili beratlar kontrol edildi mi? Dosya toplamı ve hesabın kalan kapasitesi incelendi mi?
- Kontrol sorumlusu belli: Yüklemeyi yapacak kişi ve işlem sonrasındaki arşiv kontrolünü üstlenecek kişi belirli mi?
Hazır olmayan set nasıl bekletilmeli?
Kaynağı belirsiz dosyaları ayrı çalışma klasöründe koruyun. Dosyanın özgün adını veya içeriğini düzeltmeye çalışmayın; eksikliğin nedenini çizelgeye yazın. Sorun çözüldüğünde kontrolü yeniden yapın. Yüklemeden önce yapılan bu değerlendirme resmi gönderim veya muhasebe doğrulaması değildir.
İlk yüklemeye hangi grupla başlayabilirsiniz?
Kontrol edilmiş, kapsamı belli bir firma/dönem grubuyla başlayın. İlk yüklemeden önce hesabınızın ücretsiz alanını kontrol edin; sırf alanı görmek için bilinmeyen veya başka firmaya ait dosya seçmeyin. Yükleme sonrası doğru firma listesinde erişimi kontrol edin ve yalnız o grubun durumunu tamamlayın. Diğer yılların kontrolü ayrı sürer.
Teslim kabulünde açık farkı ve kabul kapsamını ayrı yazın
Kısa yanıt: Paketin büroya ulaşması, içindeki bütün dosyaların kabul edildiği anlamına gelmez. Teslim alındı, kontrol edildi ve fark kapatıldı kayıtları için ayrı ölçüt belirleyin.
Kontrol sırası
- Teslim kaydına paketin geldiği zamanı ve gönderenin bildirdiği kapsamı yazın; henüz görmediğiniz dosyalar için kontrol sonucu eklemeyin.
- Dosya listesiyle karşılaştırılan kalemleri ve kontrol dışında kalan kalemleri ayrı gösterin. Kısmi kontrolü bütün yıla yaymayın.
- Açık fark için kimden hangi ek dosyanın veya açıklamanın beklendiğini belirtin. Sonraki teslimi ilk kayda referansla bağlayın.
- Kabulü kapatırken hangi kontrollerin tamamlandığını yazın; resmî veya teknik değerlendirme bekliyorsa bunu görünür bırakın.
Büro içi kabul notunun amacı, farklı kişilerin aynı “tamamlandı” kelimesinden farklı sonuçlar çıkarmasını önlemektir. Gönderenin verdiği liste ile sizin gerçekten gördüğünüz seti birleştirip tek doğrulanmış listeye çevirmeyin. Ek dosya geldiğinde önceki farkın neden kapandığı izlenebilir olmalıdır.
Örnek iş kaydı
Örnek: “Teslim alındı; iki dosyanın kaynak eşlemesi bekliyor. Kabul kapsamı yalnız listesi karşılaştırılan kalemler.” Bu ifade dosyanın hukuki geçerliliğine karar vermez; çalışmanın sınırını kaydeder.
Teslim kaydı açılması bütün dosyaların kabul edildiği anlamına gelir mi?
Hayır. Teslim, yapılan kontrol ve açık farkın kapanışı ayrı durumlar olarak izlenebilir.
Teslimde kullanılan sistem bilgisini geçmiş dönem bazında sorun
Yeni mükellefin güncel hesabı, geçmişte bütün dönemlerin aynı uygulamayla yürütüldüğünü göstermez. Dosya talebine kaynak sistem alanı ekleyin.
İnceleme kapsamını ayırın
| Gözlem | İlk inceleme | Kaçınılacak varsayım |
|---|---|---|
| Sistem belli | Dönem ve istenen elektronik seti kaynakla eşleyin. | Bugünkü hesapla geçmişi aynı saymayın. |
| Sistem belirsiz | Önce yetkili meslek mensubundan dönem kapsamını öğrenin. | Olmayan berat dosyasını varsaymayın. |
| Birden çok kaynak var | Her teslimi ayrı referansla ilişkilendirin. | Dosyaları üzerine yazarak birleştirmeyin. |
Defter-Beyan ve e-defter ayrımı doğru dosyayı doğru yerden istemeyi kolaylaştırır. Bu öneri bir mükellefin tabi olduğu sistemi belirlemez; gerçek dönem ve mevzuat değerlendirmesi yetkili kişi tarafından yapılır. Yanıt gelmeden teslim kapsamını eksiksiz ilan etmeyin.
Güncel sistem bilgisinden geçmiş yılların dosya türünü çıkarabilir miyim?
Dönem bazında doğrulama yapılmadan bu varsayılmamalıdır.
Multi Portal kullanıcılarına 100 MB ücretsiz e-defter saklama; üst kapasite ücretlidir. Canlı Demo bölümüne geçin · Kampanya koşulları.
İlgili kontrol rehberleri
- Defter-Beyan ile e-Defter aynı mı, berat nerede aranmalı?
- E-defter uygulama rolü yok uyarısında hangi kayıt kontrol edilir?
Araştırma ve geliştirme: 29 Ekim 2026. Bu bölüm büro içi inceleme ve görev ayrımı önerisidir. Sağlayıcıya özgü örnekler bütün yazılımlar için kesin neden veya güncel işlem talimatı değildir. İşlem günündeki koşullar ayrıca kontrol edilir.